Congratulazioni per aver scelto vintrace, avete preso una grande decisione e siamo felici di lavorare con voi. Questa guida illustra in dettaglio ciò che dovreste aspettarvi da qui alla data di implementazione.
Email di benvenuto e chiamata di inizio
Avrete ricevuto un'e-mail di benvenuto con i dettagli dei prossimi passi e i link ai nostri modelli di schede di dati di Google. Contattateci se non avete ricevuto questa e-mail.
Il primo passo è quello di cliccare su Prenota il tuo kick off call nell'e-mail.
Se non l'hai ancora fatto, assicurati di programmare una Project Kick-Off Call con il nostro team di bordo. In questa chiamata parleremo del nostro processo di migrazione dei dati e lavoreremo per programmare la vostra formazione e la data di inizio del progetto.
Prendete un campione di alcuni dei dati del vino sfuso e dell'inventario che vorrete importare in vintrace in modo da poter lavorare su questo aspetto durante la chiamata.
Di seguito una panoramica di come apparirà questa e-mail di benvenuto.
Inizia a raccogliere tutti i tuoi dati
Acquistando vintrace avrete accesso al nostro servizio di migrazione dati gestiti. Con questo servizio potete fornirci i dati nel nostro formato Google Sheet e noi li caricheremo nel vostro nuovissimo database vintrace. Avrete ricevuto i link a questi modelli. Se non li avete ancora ricevuti, contattateci.
Vi preghiamo di rivedere questi video con le istruzioni per completare i modelli.
Video con le istruzioni per la compilazione dei modelli di vinificazione
Esempio - completare la scheda dei dettagli del vino sfuso
Video didattico sull'imbottigliamento e il modello di inventario
Impostare una data limite
Poiché ci sarà un tempo di attesa tra l'importazione dei dati e la data di inizio del soggiorno, è importante impostare una data di scadenza precisa. È necessario tracciare una linea di demarcazione e avere tutti i livelli di inventario e di scorte aggiornati alla data di scadenza e prima di inviarci le scorte di massa e i livelli di inventario.
È importante: Da questo punto in poi sarà vostro compito tenere registrazioni accurate sia nel vostro vecchio sistema che manualmente per il lavoro svolto in modo che queste informazioni possano essere 'catturate' in vintrace una volta che i dati sono stati caricati e l'addestramento è stato completato.
Vi sarà richiesto di inserire questi ordini di lavoro in vintrace al fine di allineare il database con la cantina nel mondo reale. Per questo motivo è importante che i livelli di stock che ci vengono forniti siano accurati e anche relativamente vicini alla vostra data di partenza. Consigliamo una settimana prima del go-live in quanto questo ci dà il tempo di controllare e importare i dati forniti.
Iniziate con i Modelli, contattateci per un aiuto
Per la maggior parte, i modelli sono semplici, ma la composizione del vino sfuso può essere un po' complicata. Questa sezione è obbligatoria per tutti i vini sfusi che si desidera importare.
Noterete tre opzioni di composizione. È importante scegliere solo una di queste per ogni singolo vino, ma è possibile mescolare e abbinare l'opzione per tutti i vini.
Per la prima opzione di composizione, è necessario compilare le sezioni Composizione %, Coltivatore, Vigneto, Blocco e Annata. Ci sono elenchi a discesa per il Coltivatore e il Vigneto.
Per la seconda opzione di composizione, è necessario compilare le sezioni Composizione %, Annata, Sub AVA/Regione e Varietà. Ci sono elenchi a discesa per le sezioni Sub AVA/Regione e Varietà.
Per la terza opzione di composizione, è necessario compilare le percentuali per ogni Annata, Sub AVA/Regione e Varietà e il nome per ogni Annata, Sub AVA/Regione e Varietà. Ci sono elenchi a discesa per la Sub AVA/Regione e la Varietà.
Per ogni opzione, le percentuali devono essere sommate fino al 100%.
Se avete problemi a capire questa sezione, contattateci.
Prima di iniziare a completare i modelli, contattaci per discutere di eventuali domande. È fantastico se riesci a sollevare queste domande al momento dell'inizio.
Una nota sulla conversione dei dati da altri sistemi
Tutte le migrazioni di dati vengono effettuate utilizzando i nostri modelli. Se attualmente si utilizza un sistema diverso, non offriamo alcuna conversione diretta da questi sistemi ai nostri modelli, tuttavia alcuni sistemi hanno dei report che rendono facile ottenere queste informazioni. Contattateci per discutere del sistema che avete e se abbiamo avuto esperienza nella conversione delle esportazioni da quelli del passato.
Go-Live e formazione
Al fine di massimizzare il beneficio delle vostre sessioni di formazione è importante che manteniate i vostri orari liberi da qualsiasi altro lavoro, in modo da assicurarvi di ottenere il massimo dal tempo che trascorreremo con voi sia in loco che online.
Ogni implementazione è diversa e possiamo lavorare con voi per pianificare le sessioni in anticipo in base alle vostre esigenze. È importante assicurarsi che le parti interessate siano disponibili per le sessioni e libere da quante più distrazioni possibile.
Follow-up post-formazione
Durante la formazione possiamo identificare i compiti che rimangono in sospeso, questo può includere i dati che sono mancati durante il processo di migrazione o il recupero degli ordini di lavoro ancora da completare. A seconda della natura del compito, può trattarsi di un compito di cui siamo responsabili, oppure può essere richiesto di completarlo. Lo identificheremo come parte di un'e-mail di follow up o di una chiamata.
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